Cateva consideratii privind costurile unor sisteme de indosariere

Expertii in Document Management estimeaza ca, in zilele noastre, un procent de aproximativ 90% din informatiile unei organizatii  il reprezinta documentele pe suport de hartie sau o alta forma de informatie nestructurata. Mai mult, tehnologiile de Management al Documentelor disponibile astazi necesita putine sau nicio schimbare organizationala oferind in acelasi timp beneficii uimitoare. De aceea, solutiile de Document Management si Document Imaging au devenit necesitati pentru organizatii de orice marime.
Daca avem in vedere conducerea unei afaceri, exista de obicei un cost necunoscut de exploatare si mentinere a unui sistem de evidenta a documentelor pe suport de hartie. Desi companiile trebuie sa utilizeze hartie, multe industrii si organizatii devin inundata de ea. Cabinete medicale, firme de avocatura, imobiliare si companii de creditare sunt toate industrii mari consumatoare de hartie. Gestionarea unui asemenea volum de documente este, pentru majoritatea, consumatoare de importante resurse (timp, oameni, spatiu), consum ce erodeaza chiar fundamentele afacerii .

Read More

Management Electronic al Documentelor

Managementul Documentelor reprezinta controlul documentelor unei entitati fizice sau juridice pe timpul duratei de viata a acestora, incluzand modul in care aceste documente sunt create, revizuite, publicate, utilizate, pastrate sau distruse.

Conform Wikipedia, un Sistem de Management al Documentelor (DMS) reprezinta un sistem computerizat (sau un set de programe de calculator) utilizat pentru a urmari si depozita documente electronice si/sau imagini ale documentelor pe suport de hartie.

Dezvoltate pe la inceputul anilor 80, sistemele de tip EDM (Management Electronic al Documentelor) reprezentau un mod de a gestiona atat documentele pe suport de hartie, dar si fotografiile, printurile, etc. Practic se converteau documentele pe suport de hartie in fisiere electronice, dupa care erau indexate dupa anumite metadate, depozitate intr-un sistem structurat si distribuite in cadrul retelei locale sau prin Internet. Aceste sisteme au ingaduit companiilor sa indexeze faxuri si alte acte, sa salveze copii ale documentelor ca imagini si sa stocheze imaginile in arhiva electronica pentru o mai buna securitate si o regasire rapida.

Ulterior aceste sisteme au evoluat in solutii capabile sa gestioneze orice format de fisier ce poate fi depozitat intr-o retea. Aplicatiile de management al documentelor au inglobat capabilitati de recunoastere optica a caracterelor, control al versiunilor, instrumente de colaborare, securitate si audit.

Read More

EMITENT: PARLAMENTUL ROMÂNIEI

PUBLICATĂ ÎN: MONITORUL OFICIAL NR. 345 din 22 mai 200

CAP. 1 – DISPOZIŢII GENERALE

ART. 1

Prezenta lege stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.

ART. 2

Operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter public sau privat.

Read More