E adevarat ca o solutie de gestiune electronica a documentelor iti poate ajuta firma sa evolueze prin eficientizare, insa fii atent cand te hotarasti sa apelezi la o asemenea solutie. Este potrivita pentru afacerea ta? Iti ofera tot ce ai nevoie? E cea mai buna solutie pe care o poti gasi?

Adevarata gestiune electronica a documentelor nu se refera doar la stocarea lor pe un alt server, la transformarea lor din hartii in date virtuale. Un serviciu complet, cum este EZDOCX, ofera stocare, ordonare, acces incredibil de usor din orice loc al lumii si la orice ora plus securitate infailibila. Abonamentul lunar este pe deplin justificat.

Cea mai buna modalitate de a te asigura ca solutia de gestiune electronica pe care ai ales-o iti rezolva toate problemele este sa o incerci. Sa ceri un demo gratuit si sa verifici concret cum functioneaza. Orice serviciu care se respecta ofera acest gen de incercare gratuita timp de o luna, fara nicio obligatie pentru tine.

Exista si cateva intrebari pe care e bine sa le adresezi celor care iti ofera solutia de gestiune electronica. Cele pe care iti sugerez sa le pui neaparat pe lista sunt:

1) Unde vor fi stocate documentele si ce trebuie sa fac pentru a le accesa?

2) Care este modalitatea prin care vor fi organizate si indexate documentele companiei mele?

3) Cum fac sa gasesc ce am nevoie in documentele pe care le-am stocat? Pot sa folosesc cuvinte-cheie? In cat timp pot obtine o informatie valoroasa?

4) Care este gradul de siguranta pe care il veti asigura documentelor companiei mele? Care sunt, mai exact, masurile pe care le luati pentru a le proteja?

5) Ce se intampla cu datele in cazul unui dezastru natural (incendiu, cutremur, inundatie etc)

6) Care este perioada in care datele vor fi disponibile ca fiind active?

7) Ce pret are solutia de gestiune electronica?

Aveti grija la raspunsurile care vi se dau. NU va multumiti cu raspunsuri vagi. ,,Sigur ca da” nu este un raspuns acceptabil. Cereti detalii peste detalii si asigurati-va ca in final faceti alegerea corecta.

Ce este hartia? Cu ajutorul unui search pe google ajungem in Wikipedia, care ne spune ca ,,Hartia este un material plan si subtire, avand ca element esential suprafata sa pe care se poate scrie, ale carei dimensiuni sunt mult mai mari decat grosimea sa. Hartia este obtinuta din fibre de celuloza amestecate, care se mentin impreuna fara un alt liant cu exceptia legaturilor de hidrogen si a impletirii fibrelor. Desi cele mai cautate materiale celulozice pentru fabricarea hartiei sunt pulpa lemnoasa a unor specii de arbori de esenta moale, in special cea a coniferelor, datorita existentei fibrelor de celuloza in structura multor plante, de la ierburi pana la arbori, se pot folosi si multe alte fibre, asa cum ar fi cele ale plantelor de bumbac, in, canepa sau orez.’’

Mostenire chinezeasca, hartia a ajuns sa fie folosita in extrem de multe scopuri – carti, caiete, ambalaje, decoratiuni etc. Frumos, foarte frumos, insa in punctul in care au inceput sa fie mai putini copaci pe Terra decat carti, frumusetea asta a inceput sa vina cu un pret prea mare pentru merita platit.

Marturisesc ca eu, autorul acestori randuri, sunt un nostalgic al cartilor ,,adevarate’’. Din hartie si cerneala, cu pagini care miros frumos si fosnesc atunci cand le intorc. Una dintre cele mai mari averi pe care le detin este mica biblioteca personala, la care mi-ar fi greu sa renunt, cu tot cu criza verde si copaci pe moarte. Cu toate acestea, consider ca abuzul de hartie poate fi oprit. In primul rand prin ecologizarea modului de lucru la locul de munca. E mult mai simplu, curat si mai ales responsabil sa renuntam la printare si copiere de hartii peste hartii si sa automatizam stocarea si gestionarea documentelor din firme. Exista cel putin un serviciu care face asa ceva contra unui abonament lunar modic.

Haideti sa pastram hartia pentru lucrurile cu adevarat importante. Si sa lasam electronicului ce-i al electronicului si naturii ce-i al naturii.

In teorie este foarte simplu – atunci cand nu intelegi ceva, intrebi. Ceea ce ne omoara incet si sigur, insa, este practica.  Pe bune, de cate ori ai incercat sa-ti clarifici ceva intreband? De cele mai multe ori neintelegerile raman neintelegeri, pe genul ,,las-o ma ca merge-asa”. Exista si varianta a doua, in care renunti de-a binelea la ceva pentru ca pare greu de inteles. Daca chiar e complicat nu vei afla niciodata, pentru ca nu te-ai obosit sa adresezi o simpla intrebare.

Asa si cu gestiunea electronica a documentelor. Suna complicat – gestiune, plus electronica, plus documente dau impreuna o imagine complicate de dinozaur mare care vine sa ne inghita cu tot cu hartii si dosare. Cand el de fapt e un fel de veverita ordonata care vrea doar sa puna la loc sigur si in ordine perfecta toate informatiile cu care lucram, indiferent in ce forma exista ele in prezent.

Dar ce ne opreste, oare, sa intrebam? Sa compunem un mail in care sa adresam pe rand toate intrebarile care ne stau in minte legate de un subiect anume? Dureaza doua-trei minute.

Asadar asteptam toate intrebarile voastre legate de unde se duce informatia, de unde vine, cine stocheaza datele, unde le stocheaza, cum se acceseaza, cum nu se acceseaza, de catre cine, cand si in ce conditii, plus orice alt fel de intrebare legata de gestiunea  electronica a datelor.

Da, chiar asa! E simplu, e frumos, e curat, e sigur, dar chiar ai nevoie de un sistem care sa-ti administreze toate documentele undeva intr-un spatiu virtual?

In societatea de consum in care vietuim exista tendinta de a cumpara o gramada de lucruri care nu ne sunt necesare. Consumam mult mai mult decat avem nevoie. Practic luam tot ce ni se da, fara sa ne punem prea multe intrebari de genul – chiar am nevoie de asa ceva? Imi va aduce lucrul asta un beneficiu real? Publicitatea vinde vise, cumparam pe bani grei idei de fericire. De fapt nu ne alegem cu nimic. Consumam, consumam si iarasi consumam obiecte ambalate frumos, in culori bine alese.

Read More