O solutie de gestiune electronica al documentelor promite, inainte de toate, eficienta. Si asta nu-i o vorba in vant, ci se bazeaza pe o gramada de argumente, cum ar fi arhivarea si indexarea automate, gasirea extrem de rapid a oricarui document care ti-a trecut vreodata prin firma, sau depasirea granitelor geografice.  Totusi, exista cateva lucruri pe care le poti face atunci cand vrei sa atingi culmea eficientei. Atunci cand vrei sa fii sigur ca nu exista nimeni mai eficient decat tine sub soare si nici nu va mai fi vreodata.

1. Verifica din timp in timp (macar o data pe luna) daca softul pe care il folosesti a fost imbunatatit si daca poti beneficia de aceste imbunatatiri. Tehnologia e intr-o evolutie continua, cu o dinamica impresionanta si singurul fel in care poti tine pasul e sa te informezi constant in ceea ce o priveste.

2. Cere-ne un strop de consultanta. Poate gasi pe ici-colo lucruri care pot fi indreptate sau chiar eliminate pentru o functionare mult mai eficienta a activitatii. Afla daca exista mai multe moduri in care poti folosi solutia de gestiune electronica, cu care nu esti la curent in prezent.

3. Verifica frecvent rapoartele de productivitate pe care ti le livreaza cu siguranta solutia de gestiune electronica. Cu alte cuvinte, n-o folosi doar pentru ce se intampla in prezent, ci incearca s-o utilizezi si pentru a prevedea viitorul. Ia din timp masuri inteligente, cu ajutorul acestor rapoarte, si vei fi rasplatit cum se cuvine. Foloseste aceste rapoarte si la identificarea si izolarea problemelor. E mult mai simplu decat o investigatie clasica, de cele mai multe ori fara rezultate.

Pana nu demult, ca lucrurile sa mearga struna, aveai nevoie de o pozitie geografica favorabila. Restul, practic, venea la pachet. Acum, insa, geografia a fost deturnata de viteza. Poti face afaceri de success din orice colt al Cucai Macaii, cu conditia sa ai o conexiune rezonabila la internet. Poti, chiar, sa ai angajatii imprastiati prin toate colturile mapamondului. Internetul e o chestie pe care cu totii o avem in comun, indiferent unde ne-am afla.

Cu o solutie de gestiune electronica a documentelor, geografia paleste si lasa loc surorii ei mai mici, dar mai sprintene – viteza. Cel mai important este ca toate documentele firmei sa fie stocate in acelasi loc, in aceeasi modalitate, sa fie extrem de usor de gasit si de accesat la orice ora si sa fie pazite cu grija. Toate acestea se rezolva imediat cu EZDOCX. Iar tu si angajatii tai va puteti bucura in continuare de confortul casei din dotare, de valurile din Ibiza sau de excentricitatea de a te afla pentru macar o zi la Cuca Macaii. Iar nota de plata va fi cu muuuult mai mica decat plata chiriei pentru o firma in buricul targului.

Da-mi o conexiune la internet si iti pot rasturna toate prejudecatile pe care le ai despre felul in care merg lucrurile.

Va aduceti aminte de acarul Paun? Prin 1923 acarul Ion Paun a fost considerat singurul vinovat pentru o ciocnire intre doua trenuri. Altfel spus, pentru autoritatile vremii acarul a fost vinovatul de serviciu. In acelasi fel, in ultima vreme, calculatorul e de vina pentru orice problema.

S-a pierdut documentul? Calculatorul n-a salvat cum trebuie.

S-a indosariat ceva gresit? Cu siguranta calculatorul a facut o tampenie, ca doar in ultima vreme tot merge aiurea.

Nu s-a trimis o informatie la timp? E clar. Calculatorul a facut-o si pe asta, normal, doar nu poti sa gasesti nimic pe el in timp util.

Omul este inventiv, iar scuzele inventate (sau nu) evolueaza odata cu solutiile.

Pentru o solutie de gestiune electronica a documentelor, insa, nu s-a gasit inca nicio scuza si imi vine greu a crede ca se va gasi una in viitorul apropiat sau indepartat. De gasit gasesti orice document, oricand, oriunde. Nu mai exista ideea de ,,nu mai stiu cum l-am salvat”.  Daca s-a stricat calculatorul, gasim cu telefonul sau laptopul. De indosariat se indosariaza automat. Practic, in momentul asta nici macar calculatorul nu mai poate fi invinuit de ratacire abuziva, restartare surprinzatoare sau nebunie temporara. O veste proasta pentru angajatii obisnuiti sa arunce vina pe biata masinarie. Si o veste buna pentru cei care aceste probleme au fost macar o data reale. Ei bine, ele nu mai exista!

Altfel spus, cand acarul nu este de serviciu… totul merge ca uns.