O solutie de gestiune electronica al documentelor promite, inainte de toate, eficienta. Si asta nu-i o vorba in vant, ci se bazeaza pe o gramada de argumente, cum ar fi arhivarea si indexarea automate, gasirea extrem de rapid a oricarui document care ti-a trecut vreodata prin firma, sau depasirea granitelor geografice.  Totusi, exista cateva lucruri pe care le poti face atunci cand vrei sa atingi culmea eficientei. Atunci cand vrei sa fii sigur ca nu exista nimeni mai eficient decat tine sub soare si nici nu va mai fi vreodata.

1. Verifica din timp in timp (macar o data pe luna) daca softul pe care il folosesti a fost imbunatatit si daca poti beneficia de aceste imbunatatiri. Tehnologia e intr-o evolutie continua, cu o dinamica impresionanta si singurul fel in care poti tine pasul e sa te informezi constant in ceea ce o priveste.

2. Cere-ne un strop de consultanta. Poate gasi pe ici-colo lucruri care pot fi indreptate sau chiar eliminate pentru o functionare mult mai eficienta a activitatii. Afla daca exista mai multe moduri in care poti folosi solutia de gestiune electronica, cu care nu esti la curent in prezent.

3. Verifica frecvent rapoartele de productivitate pe care ti le livreaza cu siguranta solutia de gestiune electronica. Cu alte cuvinte, n-o folosi doar pentru ce se intampla in prezent, ci incearca s-o utilizezi si pentru a prevedea viitorul. Ia din timp masuri inteligente, cu ajutorul acestor rapoarte, si vei fi rasplatit cum se cuvine. Foloseste aceste rapoarte si la identificarea si izolarea problemelor. E mult mai simplu decat o investigatie clasica, de cele mai multe ori fara rezultate.

Va aduceti aminte de acarul Paun? Prin 1923 acarul Ion Paun a fost considerat singurul vinovat pentru o ciocnire intre doua trenuri. Altfel spus, pentru autoritatile vremii acarul a fost vinovatul de serviciu. In acelasi fel, in ultima vreme, calculatorul e de vina pentru orice problema.

S-a pierdut documentul? Calculatorul n-a salvat cum trebuie.

S-a indosariat ceva gresit? Cu siguranta calculatorul a facut o tampenie, ca doar in ultima vreme tot merge aiurea.

Nu s-a trimis o informatie la timp? E clar. Calculatorul a facut-o si pe asta, normal, doar nu poti sa gasesti nimic pe el in timp util.

Omul este inventiv, iar scuzele inventate (sau nu) evolueaza odata cu solutiile.

Pentru o solutie de gestiune electronica a documentelor, insa, nu s-a gasit inca nicio scuza si imi vine greu a crede ca se va gasi una in viitorul apropiat sau indepartat. De gasit gasesti orice document, oricand, oriunde. Nu mai exista ideea de ,,nu mai stiu cum l-am salvat”.  Daca s-a stricat calculatorul, gasim cu telefonul sau laptopul. De indosariat se indosariaza automat. Practic, in momentul asta nici macar calculatorul nu mai poate fi invinuit de ratacire abuziva, restartare surprinzatoare sau nebunie temporara. O veste proasta pentru angajatii obisnuiti sa arunce vina pe biata masinarie. Si o veste buna pentru cei care aceste probleme au fost macar o data reale. Ei bine, ele nu mai exista!

Altfel spus, cand acarul nu este de serviciu… totul merge ca uns.

E adevarat ca o solutie de gestiune electronica a documentelor iti poate ajuta firma sa evolueze prin eficientizare, insa fii atent cand te hotarasti sa apelezi la o asemenea solutie. Este potrivita pentru afacerea ta? Iti ofera tot ce ai nevoie? E cea mai buna solutie pe care o poti gasi?

Adevarata gestiune electronica a documentelor nu se refera doar la stocarea lor pe un alt server, la transformarea lor din hartii in date virtuale. Un serviciu complet, cum este EZDOCX, ofera stocare, ordonare, acces incredibil de usor din orice loc al lumii si la orice ora plus securitate infailibila. Abonamentul lunar este pe deplin justificat.

Cea mai buna modalitate de a te asigura ca solutia de gestiune electronica pe care ai ales-o iti rezolva toate problemele este sa o incerci. Sa ceri un demo gratuit si sa verifici concret cum functioneaza. Orice serviciu care se respecta ofera acest gen de incercare gratuita timp de o luna, fara nicio obligatie pentru tine.

Exista si cateva intrebari pe care e bine sa le adresezi celor care iti ofera solutia de gestiune electronica. Cele pe care iti sugerez sa le pui neaparat pe lista sunt:

1) Unde vor fi stocate documentele si ce trebuie sa fac pentru a le accesa?

2) Care este modalitatea prin care vor fi organizate si indexate documentele companiei mele?

3) Cum fac sa gasesc ce am nevoie in documentele pe care le-am stocat? Pot sa folosesc cuvinte-cheie? In cat timp pot obtine o informatie valoroasa?

4) Care este gradul de siguranta pe care il veti asigura documentelor companiei mele? Care sunt, mai exact, masurile pe care le luati pentru a le proteja?

5) Ce se intampla cu datele in cazul unui dezastru natural (incendiu, cutremur, inundatie etc)

6) Care este perioada in care datele vor fi disponibile ca fiind active?

7) Ce pret are solutia de gestiune electronica?

Aveti grija la raspunsurile care vi se dau. NU va multumiti cu raspunsuri vagi. ,,Sigur ca da” nu este un raspuns acceptabil. Cereti detalii peste detalii si asigurati-va ca in final faceti alegerea corecta.

In teorie este foarte simplu – atunci cand nu intelegi ceva, intrebi. Ceea ce ne omoara incet si sigur, insa, este practica.  Pe bune, de cate ori ai incercat sa-ti clarifici ceva intreband? De cele mai multe ori neintelegerile raman neintelegeri, pe genul ,,las-o ma ca merge-asa”. Exista si varianta a doua, in care renunti de-a binelea la ceva pentru ca pare greu de inteles. Daca chiar e complicat nu vei afla niciodata, pentru ca nu te-ai obosit sa adresezi o simpla intrebare.

Asa si cu gestiunea electronica a documentelor. Suna complicat – gestiune, plus electronica, plus documente dau impreuna o imagine complicate de dinozaur mare care vine sa ne inghita cu tot cu hartii si dosare. Cand el de fapt e un fel de veverita ordonata care vrea doar sa puna la loc sigur si in ordine perfecta toate informatiile cu care lucram, indiferent in ce forma exista ele in prezent.

Dar ce ne opreste, oare, sa intrebam? Sa compunem un mail in care sa adresam pe rand toate intrebarile care ne stau in minte legate de un subiect anume? Dureaza doua-trei minute.

Asadar asteptam toate intrebarile voastre legate de unde se duce informatia, de unde vine, cine stocheaza datele, unde le stocheaza, cum se acceseaza, cum nu se acceseaza, de catre cine, cand si in ce conditii, plus orice alt fel de intrebare legata de gestiunea  electronica a datelor.

Da, chiar asa! E simplu, e frumos, e curat, e sigur, dar chiar ai nevoie de un sistem care sa-ti administreze toate documentele undeva intr-un spatiu virtual?

In societatea de consum in care vietuim exista tendinta de a cumpara o gramada de lucruri care nu ne sunt necesare. Consumam mult mai mult decat avem nevoie. Practic luam tot ce ni se da, fara sa ne punem prea multe intrebari de genul – chiar am nevoie de asa ceva? Imi va aduce lucrul asta un beneficiu real? Publicitatea vinde vise, cumparam pe bani grei idei de fericire. De fapt nu ne alegem cu nimic. Consumam, consumam si iarasi consumam obiecte ambalate frumos, in culori bine alese.

Read More

Orice schimbare e greu de ,,inghitit”. De apucat cu furculita, de mestecat, de digerat. Ideea ca trebuie sa inveti ceva nou sperie pe oricine. Nu ne mai place ca omul cat traieste invata, am dori sa avem totul de-a gata si undeva pe la 20 de ani sa terminam cu chestia asta cu asimilarea de lucruri noi. Si daca s-ar putea sa nu mai evoluam … cu atat mai bine. Sau nu.

De evoluat vom evolua in continuare, lucrurile se vor tot schimba si intotdeauna va exista ceva nou de invatat. Din fericire, evolutia atrage dupa sine si simplificarea. ,,A invata” nu mai inseamna a sta cu foi scrise de mana in fata, a sublinia cu pixul rosu si a memora dupa scheme elaborate. Lucrurile noi incep sa se adapteze la mintea celui cu care intra in contact. La informatia pe care el deja o detine. Nu trebuie decat sa aplici ceea ce deja stii la un ceva nou, care iti va simplifica si mai mult existenta.

Read More

Cel mai important  tip de la Google, pe numele lui Eric Schmidt, spunea acum ceva timp ca ,,internetul e primul lucru construit de omenire pe care omenirea nu-l intelege”. Facand un pas mai departe, ajungem la concluzia ca uneori, in dorinta de a simplifica lucrurile, tindem sa le complicam.

Si totusi regula asta nu se aplica chiar mereu. Exista si exceptii care o confirma – si despre una dintre ele vom discuta in cele ce urmeaza.

Asadar  – daca te gandesti sa te abonezi la un serviciu de gestiune a documentelor online, dar ti-e teama ca nu te vei descurca prea grozav in aceasta chestiune, poti sa stai linistit. EZDOCX e extrem de usor de folosit. Nu e in niciun caz vreuna din solutiile la o problema mai complicate decat problema in sine. Dupa maxim jumatate de ora o sa stii exact cu ce se mananca, chiar daca nu esti vreun doctor in informatica.

Read More

Multe probleme financiare cu care firmele se confrunta (mai ales acum, pe vreme de criza) ar putea fi minimizate cu putina precautie. Un pic mai multa atentie la costuri si efectul de bulgare de zapada ar putea fi evitat.

Unul dintre principelele beneficii ale gestiunii electronice a documentelor este tocmai aceasta optimizare a costurilor. Cum asa? Pai: spatiul pe care il ocupa tonele de hartoage, care poate fi acum folosit acum altfel. Bugetul cheltuit pe hartie folosita abuziv (gest deloc…verde, daca ar fi sa analizam mai mult). Pe tonnere de imprimante. Pe o gramada de mici obiecte de birotica ce se aduna si se aduna si in final aproape ca dau pe afara. Care obiecte nu apar niciodata fara un cost.

Read More

Ma gandeam acum cateva zile… Viata devine din ce in ce mai ,,internetica’’. Stam la cafea pe messenger, aratam poze prietenilor pe facebook, cumparam bilete la spectacole de pe internet. Ne gasim parteneri de viata pe site-uri de dating. Cautam carti in format pdf. Nu cred ca e vreo problema in asta, atata timp cat stii sa folosesti ,,conexiunea’’ in favoarea ta. Atata timp cat citesti carti valoroase, iti faci prieteni virtuali care mai apoi devin reali si se dovedesc a fi cei mai buni prieteni pe care i-ai avut vreodata. Atata timp cat ajungi la mai multe spectacole de teatru.

Read More

Cateva consideratii privind costurile unor sisteme de indosariere

Expertii in Document Management estimeaza ca, in zilele noastre, un procent de aproximativ 90% din informatiile unei organizatii  il reprezinta documentele pe suport de hartie sau o alta forma de informatie nestructurata. Mai mult, tehnologiile de Management al Documentelor disponibile astazi necesita putine sau nicio schimbare organizationala oferind in acelasi timp beneficii uimitoare. De aceea, solutiile de Document Management si Document Imaging au devenit necesitati pentru organizatii de orice marime.
Daca avem in vedere conducerea unei afaceri, exista de obicei un cost necunoscut de exploatare si mentinere a unui sistem de evidenta a documentelor pe suport de hartie. Desi companiile trebuie sa utilizeze hartie, multe industrii si organizatii devin inundata de ea. Cabinete medicale, firme de avocatura, imobiliare si companii de creditare sunt toate industrii mari consumatoare de hartie. Gestionarea unui asemenea volum de documente este, pentru majoritatea, consumatoare de importante resurse (timp, oameni, spatiu), consum ce erodeaza chiar fundamentele afacerii .

Read More