1. Verifica din timp in timp (macar o data pe luna) daca softul pe care il folosesti a fost imbunatatit si daca poti beneficia de aceste imbunatatiri. Tehnologia e intr-o evolutie continua, cu o dinamica impresionanta si singurul fel in care poti tine pasul e sa te informezi constant in ceea ce o priveste.

2. Cere-ne un strop de consultanta. Poate gasi pe ici-colo lucruri care pot fi indreptate sau chiar eliminate pentru o functionare mult mai eficienta a activitatii. Afla daca exista mai multe moduri in care poti folosi solutia de gestiune electronica, cu care nu esti la curent in prezent.

3. Verifica frecvent rapoartele de productivitate pe care ti le livreaza cu siguranta solutia de gestiune electronica. Cu alte cuvinte, n-o folosi doar pentru ce se intampla in prezent, ci incearca s-o utilizezi si pentru a prevedea viitorul. Ia din timp masuri inteligente, cu ajutorul acestor rapoarte, si vei fi rasplatit cum se cuvine. Foloseste aceste rapoarte si la identificarea si izolarea problemelor. E mult mai simplu decat o investigatie clasica, de cele mai multe ori fara rezultate.

Culmea eficientei – pana si eficienta poate fi eficientizata este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Postari pe aceeasi tema:

1. Fii sigur ca stii pentru ce platesti

Cu o solutie de gestiune electronica a documentelor, geografia paleste si lasa loc surorii ei mai mici, dar mai sprintene – viteza. Cel mai important este ca toate documentele firmei sa fie stocate in acelasi loc, in aceeasi modalitate, sa fie extrem de usor de gasit si de accesat la orice ora si sa fie pazite cu grija. Toate acestea se rezolva imediat cu EZDOCX. Iar tu si angajatii tai va puteti bucura in continuare de confortul casei din dotare, de valurile din Ibiza sau de excentricitatea de a te afla pentru macar o zi la Cuca Macaii. Iar nota de plata va fi cu muuuult mai mica decat plata chiriei pentru o firma in buricul targului.

Da-mi o conexiune la internet si iti pot rasturna toate prejudecatile pe care le ai despre felul in care merg lucrurile.

Viteza, viteza, viteza este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Nu exista alte postari pe aceasta tema.

S-a pierdut documentul? Calculatorul n-a salvat cum trebuie.

S-a indosariat ceva gresit? Cu siguranta calculatorul a facut o tampenie, ca doar in ultima vreme tot merge aiurea.

Nu s-a trimis o informatie la timp? E clar. Calculatorul a facut-o si pe asta, normal, doar nu poti sa gasesti nimic pe el in timp util.

Omul este inventiv, iar scuzele inventate (sau nu) evolueaza odata cu solutiile.

Pentru o solutie de gestiune electronica a documentelor, insa, nu s-a gasit inca nicio scuza si imi vine greu a crede ca se va gasi una in viitorul apropiat sau indepartat. De gasit gasesti orice document, oricand, oriunde. Nu mai exista ideea de ,,nu mai stiu cum l-am salvat”.  Daca s-a stricat calculatorul, gasim cu telefonul sau laptopul. De indosariat se indosariaza automat. Practic, in momentul asta nici macar calculatorul nu mai poate fi invinuit de ratacire abuziva, restartare surprinzatoare sau nebunie temporara. O veste proasta pentru angajatii obisnuiti sa arunce vina pe biata masinarie. Si o veste buna pentru cei care aceste probleme au fost macar o data reale. Ei bine, ele nu mai exista!

Altfel spus, cand acarul nu este de serviciu… totul merge ca uns.

Calculatorul nu mai e de vina este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Postari pe aceeasi tema:

1. LEGE Nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
2. Lista PRO generoasa, caut lista CONTRA pentru confruntare
3. Esti sigur ca ai inteles?

Adevarata gestiune electronica a documentelor nu se refera doar la stocarea lor pe un alt server, la transformarea lor din hartii in date virtuale. Un serviciu complet, cum este EZDOCX, ofera stocare, ordonare, acces incredibil de usor din orice loc al lumii si la orice ora plus securitate infailibila. Abonamentul lunar este pe deplin justificat.

Cea mai buna modalitate de a te asigura ca solutia de gestiune electronica pe care ai ales-o iti rezolva toate problemele este sa o incerci. Sa ceri un demo gratuit si sa verifici concret cum functioneaza. Orice serviciu care se respecta ofera acest gen de incercare gratuita timp de o luna, fara nicio obligatie pentru tine.

Exista si cateva intrebari pe care e bine sa le adresezi celor care iti ofera solutia de gestiune electronica. Cele pe care iti sugerez sa le pui neaparat pe lista sunt:

1) Unde vor fi stocate documentele si ce trebuie sa fac pentru a le accesa?

2) Care este modalitatea prin care vor fi organizate si indexate documentele companiei mele?

3) Cum fac sa gasesc ce am nevoie in documentele pe care le-am stocat? Pot sa folosesc cuvinte-cheie? In cat timp pot obtine o informatie valoroasa?

4) Care este gradul de siguranta pe care il veti asigura documentelor companiei mele? Care sunt, mai exact, masurile pe care le luati pentru a le proteja?

5) Ce se intampla cu datele in cazul unui dezastru natural (incendiu, cutremur, inundatie etc)

6) Care este perioada in care datele vor fi disponibile ca fiind active?

7) Ce pret are solutia de gestiune electronica?

Aveti grija la raspunsurile care vi se dau. NU va multumiti cu raspunsuri vagi. ,,Sigur ca da” nu este un raspuns acceptabil. Cereti detalii peste detalii si asigurati-va ca in final faceti alegerea corecta.

Fii sigur ca stii pentru ce platesti este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Postari pe aceeasi tema:

1. Lista PRO generoasa, caut lista CONTRA pentru confruntare
2. Esti sigur ca ai inteles?
3. Culmea eficientei – pana si eficienta poate fi eficientizata

Mostenire chinezeasca, hartia a ajuns sa fie folosita in extrem de multe scopuri – carti, caiete, ambalaje, decoratiuni etc. Frumos, foarte frumos, insa in punctul in care au inceput sa fie mai putini copaci pe Terra decat carti, frumusetea asta a inceput sa vina cu un pret prea mare pentru merita platit.

Marturisesc ca eu, autorul acestori randuri, sunt un nostalgic al cartilor ,,adevarate’’. Din hartie si cerneala, cu pagini care miros frumos si fosnesc atunci cand le intorc. Una dintre cele mai mari averi pe care le detin este mica biblioteca personala, la care mi-ar fi greu sa renunt, cu tot cu criza verde si copaci pe moarte. Cu toate acestea, consider ca abuzul de hartie poate fi oprit. In primul rand prin ecologizarea modului de lucru la locul de munca. E mult mai simplu, curat si mai ales responsabil sa renuntam la printare si copiere de hartii peste hartii si sa automatizam stocarea si gestionarea documentelor din firme. Exista cel putin un serviciu care face asa ceva contra unui abonament lunar modic.

Haideti sa pastram hartia pentru lucrurile cu adevarat importante. Si sa lasam electronicului ce-i al electronicului si naturii ce-i al naturii.

Hartia de birou – o specie pe cale de disparitie este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Postari pe aceeasi tema:

1. Documente electronice – sa ne “inverzim” biroul

Asa si cu gestiunea electronica a documentelor. Suna complicat – gestiune, plus electronica, plus documente dau impreuna o imagine complicate de dinozaur mare care vine sa ne inghita cu tot cu hartii si dosare. Cand el de fapt e un fel de veverita ordonata care vrea doar sa puna la loc sigur si in ordine perfecta toate informatiile cu care lucram, indiferent in ce forma exista ele in prezent.

Dar ce ne opreste, oare, sa intrebam? Sa compunem un mail in care sa adresam pe rand toate intrebarile care ne stau in minte legate de un subiect anume? Dureaza doua-trei minute.

Asadar asteptam toate intrebarile voastre legate de unde se duce informatia, de unde vine, cine stocheaza datele, unde le stocheaza, cum se acceseaza, cum nu se acceseaza, de catre cine, cand si in ce conditii, plus orice alt fel de intrebare legata de gestiunea  electronica a datelor.

Esti sigur ca ai inteles? este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Postari pe aceeasi tema:

1. Fii sigur ca stii pentru ce platesti

In societatea de consum in care vietuim exista tendinta de a cumpara o gramada de lucruri care nu ne sunt necesare. Consumam mult mai mult decat avem nevoie. Practic luam tot ce ni se da, fara sa ne punem prea multe intrebari de genul – chiar am nevoie de asa ceva? Imi va aduce lucrul asta un beneficiu real? Publicitatea vinde vise, cumparam pe bani grei idei de fericire. De fapt nu ne alegem cu nimic. Consumam, consumam si iarasi consumam obiecte ambalate frumos, in culori bine alese.

Poate vei gandi asta si cand iti vei pune problema sa alegi o solutie noua, electronica, ce promite sa te ajute la munca si sa-ti faca viata mai usoara. Poate vei sta in cumpana, gandindu-te ca daca te-ai descurcat pana acum, te vei descurca si de acum incolo fara un program care-ti gestioneaza obiectul muncii. Dar cred ca daca te gandesti mai bine, o sa-ti dai seama si de alte lucruri. Cum ar fi ca generalizarea poate fi dusmanul evolutiei. Toate deciziile luate trebuie trecute prin filtrul ratiunii. De fapt, achizitia unui serviciu electronic care-ti pune toate lucrurile in ordine nu doar ca te va ajuta extrem de mult, dar va elimina alte costuri si te iti va reduce, de fapt, consumul de hartie, consumabile si spatii de stocare. Elimini toti timpii morti de genul ,,plimb hartii”, ,,caut hartii”, ,,stai ca nu stiu unde am pus factura”.

Ma arunc chiar sa fac o promisiune – afacerea ta isi va spori productivitatea cu pana la 10-30% in doar 45 de zile.

Dar chiar ai nevoie de management electronic al documentelor? este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Postari pe aceeasi tema:

1. De ce avem nevoie de un Sistem Electronic de Management al Documentelor
2. Ce este un sistem de management electronic al documentelor
3. Cui ii e frica de managementul electronic al documentelor?

De evoluat vom evolua in continuare, lucrurile se vor tot schimba si intotdeauna va exista ceva nou de invatat. Din fericire, evolutia atrage dupa sine si simplificarea. ,,A invata” nu mai inseamna a sta cu foi scrise de mana in fata, a sublinia cu pixul rosu si a memora dupa scheme elaborate. Lucrurile noi incep sa se adapteze la mintea celui cu care intra in contact. La informatia pe care el deja o detine. Nu trebuie decat sa aplici ceea ce deja stii la un ceva nou, care iti va simplifica si mai mult existenta.

Un sistem performant de gestiune electronica a documentelor nu inseamna un chin in plus, traininguri si ore in sir pierdute in fata monitorului doar pentru a fi in trend, pentru a tine pasul cu altii. Inseamna doar aplicarea click-urilor mult stiute in scopul de a-ti simplifica activitatea. Pe scurt – daca stii sa folosesti un calculator vei sti si sa folosesti un sistem de gestiune electronica. In avantaj vei iesi tot tu, cand vei vedea cum toata informatia pe care ai acumulat-o in ani de munca prinde viata si incepe sa munceasca singura in avantajul tau.

Un sistem de gestiune electronica a documentelor se adapteaza la specificul activitatii tale si la aparatura pe care o detii. Adica se intoarce dupa soare, nu soarele dupa el. E extrem de sigur. Nimic nu se pierde, nimic nu se ascunde, nimic nu e compromis. Fara erori, fara timpi morti.

Vremurile se schimba, si nu neaparat in rau. Tu tii pasul?

Daca nu vine Mahomed la munte… este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Postari pe aceeasi tema:

1. Gestiunea Electronica a Documentelor Online – E greu sa fie usor?
2. Calculatorul nu mai e de vina
3. Dar chiar ai nevoie de management electronic al documentelor?

Si bine facem.

Si daca acasa am inceput sa storcim PET-uri si sa punem deoparte reviste vechi, n-am putea sa facem chestia asta si la serviciu? Acolo unde tone de hartie dispar anual in neant fara sa putem sa spunem sigur la ce am folosit-o? Ba da, putem sa reciclam si la serviciu. Unii o fac deja. Bun – dar uite o idee noua – cum ar fi daca in loc sa reciclam hartia, am inceta s-o mai folosim? N-ar fi inca si mai bine? Reducem costuri, salvam planeta, ne scutim de un efort suplimentar. Hai sa scapam de mentalitatea asta cu ,,totul trebuie printat’’ si sa ne bucuram de partea cea mai frumoasa a digitalului – toata informatia exista virtual, nu-i nevoie sa sacrificam copaci ca sa citim un e-mail. Exista chiar si website-uri cu variante ecologice. Apesi un buton si imaginea e inlocuita de una care papa mai putina electricitate. Zoom, just like that!

Si ce poti face, practic? Poti scana toate documentele deja existente, ca sa uiti de copiator si fax. Le poti stoca electronic in loc sa creezi cimitire de hartie ce ocupa camere intregi si de care intr-un final toata lumea uita. In final, poti apela la un sistem de gestiune electronica a datelor. Asta chiar iti va rezolva toate problemele. Nicio hartie, niciun stress. Stiu, schimbarile sunt ceva greu de asimilat. Insa schimbarea asta merita cu varf si indesat. Pentru ca iti salveaza nervii in timp ce te ajuta pe tine sa salvezi planeta.

Documente electronice – sa ne “inverzim” biroul este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Postari pe aceeasi tema:

1. Hartia de birou – o specie pe cale de disparitie

Si totusi regula asta nu se aplica chiar mereu. Exista si exceptii care o confirma – si despre una dintre ele vom discuta in cele ce urmeaza.

Asadar  – daca te gandesti sa te abonezi la un serviciu de gestiune a documentelor online, dar ti-e teama ca nu te vei descurca prea grozav in aceasta chestiune, poti sa stai linistit. EZDOCX e extrem de usor de folosit. Nu e in niciun caz vreuna din solutiile la o problema mai complicate decat problema in sine. Dupa maxim jumatate de ora o sa stii exact cu ce se mananca, chiar daca nu esti vreun doctor in informatica.

Structura de directoare/fisiere in care sunt organizate documentele este familiara oricarui utilizator, interfata fiind de tip Outlook, sau Windows Explorer. Editarea e ,,bucatica de prajitura”. Nici macar cosmarul utilizatorului – adica stergerea accidentala a documentelor – nu se aplica.

Nu poti vedea, modifica sau sterge documente din greseala. In plus, nu poti sa faci nimic fara sa lasi urme – EZDOCX are integrat un sistem de notificari: la adaugarea de documente, la modificarea acestora, la stergerea lor, la intrarea/iesirea din procese de aprobare.

Chiar daca faci o modificare ,,cu acte in regula” – adica intentionat – si apoi revii asupra deciziei, nimic nu e definitiv. EZDOCX nu functioneaza ca un schreder de documente. Pentru orice document exista un istoric al versiunilor. Chiar daca ajungi la concluzia ca ai luat o decizie gresita, poti oricand reveni la o versiune anterioara a documentului (Office, Autocad, Imagini, Audio, Video, orice tip!).

Deci, ce spui? E greu sa fie usor? Eu zic ca e usor…

Gestiunea Electronica a Documentelor Online – E greu sa fie usor? este un articol din: MANAGEMENTUL ELECTRONIC al DOCUMENTELOR

Postari pe aceeasi tema:

1. LEGE Nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
2. Lista PRO generoasa, caut lista CONTRA pentru confruntare