Multe probleme financiare cu care firmele se confrunta (mai ales acum, pe vreme de criza) ar putea fi minimizate cu putina precautie. Un pic mai multa atentie la costuri si efectul de bulgare de zapada ar putea fi evitat.

Unul dintre principelele beneficii ale gestiunii electronice a documentelor este tocmai aceasta optimizare a costurilor. Cum asa? Pai: spatiul pe care il ocupa tonele de hartoage, care poate fi acum folosit acum altfel. Bugetul cheltuit pe hartie folosita abuziv (gest deloc…verde, daca ar fi sa analizam mai mult). Pe tonnere de imprimante. Pe o gramada de mici obiecte de birotica ce se aduna si se aduna si in final aproape ca dau pe afara. Care obiecte nu apar niciodata fara un cost.

Read More

Ma gandeam acum cateva zile… Viata devine din ce in ce mai ,,internetica’’. Stam la cafea pe messenger, aratam poze prietenilor pe facebook, cumparam bilete la spectacole de pe internet. Ne gasim parteneri de viata pe site-uri de dating. Cautam carti in format pdf. Nu cred ca e vreo problema in asta, atata timp cat stii sa folosesti ,,conexiunea’’ in favoarea ta. Atata timp cat citesti carti valoroase, iti faci prieteni virtuali care mai apoi devin reali si se dovedesc a fi cei mai buni prieteni pe care i-ai avut vreodata. Atata timp cat ajungi la mai multe spectacole de teatru.

Read More

De cele mai multe ori suntem intrebati: “Care model este mai potrivit? In House sau SaaS (software as a service)?”

Si astfel de intrebari tind sa devina din ce in ce mai dese in aceste zile. Incepem sa formulam pareri pro si contra celor doua modele, continuam cu calificative si deja se contureaza o batalie intre opiniile sustinatorilor celor doua modele. Dar… daca nu e vorba de o batalie? Cererea pietii determina un raspuns pe care credem ca il intuiti: evolutie. Cautam tot timpul sa fim mai rapizi, mai eficienti, mai buni, cautam un model de implementare cu urmatoarele calitati:

• rapid;
• robust;
• cu investitii minime;
• ce nu necesita cunostinte tehnice aprofundate;

Descrierea celor doua modele precum si argumentele in sprijinul evolutiei le veti decoperi in cele ce urmeaza.

Read More

Datele proiectului:

Compania: Invitation Romania Travel
Provocari: Rezolvarea fluxului manual de facturi
Solutia: EZDOCX – Web Based Document Management
Rezultate: Timp mai putin dedicat administrarii; acces simplu la documente; eficienta, securitate si control sporit.

Read More

Implementarea unui sistem Web Based de Document Management in Cabinete de Avocatura

EZDOCX® este un Sistem de Management Electronic al Documentelor care se potriveste perfect activitatii desfasurate de cabinetele de avocatura. Este intuitiv pentru utilizatori, construit pentru a salva timpul si foarte usor de gestionat in activitatea zilnica.
Cu EZDOCX® va veti imbunatati semnificativ modul de arhivare si regasire a documentelor, ceea ce inseamna o mai buna productivitate pentru dvs si echipa dvs., dar si modul in care colaborati in echipa. In mod egal, calitatea serviciilor pentru clientii dvs. este influentata in mod substantial de timpul in care regasiti informatia, un desiderat destul de dificil atunci cand trebuie sa cauti printre munti de dosare.
Volumul de acte generat de cabinetele de avocatura a fost intotdeauna substantial. Confidentialitatea actelor clientilor, precum si necesitatea pastrarii acestora ridica probleme complexe de depozitare pentru cabinetele de avocatura.

Read More

Cateva consideratii privind costurile unor sisteme de indosariere

Expertii in Document Management estimeaza ca, in zilele noastre, un procent de aproximativ 90% din informatiile unei organizatii  il reprezinta documentele pe suport de hartie sau o alta forma de informatie nestructurata. Mai mult, tehnologiile de Management al Documentelor disponibile astazi necesita putine sau nicio schimbare organizationala oferind in acelasi timp beneficii uimitoare. De aceea, solutiile de Document Management si Document Imaging au devenit necesitati pentru organizatii de orice marime.
Daca avem in vedere conducerea unei afaceri, exista de obicei un cost necunoscut de exploatare si mentinere a unui sistem de evidenta a documentelor pe suport de hartie. Desi companiile trebuie sa utilizeze hartie, multe industrii si organizatii devin inundata de ea. Cabinete medicale, firme de avocatura, imobiliare si companii de creditare sunt toate industrii mari consumatoare de hartie. Gestionarea unui asemenea volum de documente este, pentru majoritatea, consumatoare de importante resurse (timp, oameni, spatiu), consum ce erodeaza chiar fundamentele afacerii .

Read More

Management Electronic al Documentelor

Managementul Documentelor reprezinta controlul documentelor unei entitati fizice sau juridice pe timpul duratei de viata a acestora, incluzand modul in care aceste documente sunt create, revizuite, publicate, utilizate, pastrate sau distruse.

Conform Wikipedia, un Sistem de Management al Documentelor (DMS) reprezinta un sistem computerizat (sau un set de programe de calculator) utilizat pentru a urmari si depozita documente electronice si/sau imagini ale documentelor pe suport de hartie.

Dezvoltate pe la inceputul anilor 80, sistemele de tip EDM (Management Electronic al Documentelor) reprezentau un mod de a gestiona atat documentele pe suport de hartie, dar si fotografiile, printurile, etc. Practic se converteau documentele pe suport de hartie in fisiere electronice, dupa care erau indexate dupa anumite metadate, depozitate intr-un sistem structurat si distribuite in cadrul retelei locale sau prin Internet. Aceste sisteme au ingaduit companiilor sa indexeze faxuri si alte acte, sa salveze copii ale documentelor ca imagini si sa stocheze imaginile in arhiva electronica pentru o mai buna securitate si o regasire rapida.

Ulterior aceste sisteme au evoluat in solutii capabile sa gestioneze orice format de fisier ce poate fi depozitat intr-o retea. Aplicatiile de management al documentelor au inglobat capabilitati de recunoastere optica a caracterelor, control al versiunilor, instrumente de colaborare, securitate si audit.

Read More

EMITENT: PARLAMENTUL ROMÂNIEI

PUBLICATĂ ÎN: MONITORUL OFICIAL NR. 345 din 22 mai 200

CAP. 1 – DISPOZIŢII GENERALE

ART. 1

Prezenta lege stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.

ART. 2

Operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter public sau privat.

Read More