Datele proiectului:
Compania: Invitation Romania Travel
Provocari: Rezolvarea fluxului manual de facturi
Solutia: EZDOCX – Web Based Document Management
Rezultate: Timp mai putin dedicat administrarii; acces simplu la documente; eficienta, securitate si control sporit.
Managementul Documentelor reprezinta controlul documentelor unei entitati fizice sau juridice pe timpul duratei de viata a acestora, incluzand modul in care aceste documente sunt create, revizuite, publicate, utilizate, pastrate sau distruse.
Conform Wikipedia, un Sistem de Management al Documentelor (DMS) reprezinta un sistem computerizat (sau un set de programe de calculator) utilizat pentru a urmari si depozita documente electronice si/sau imagini ale documentelor pe suport de hartie.
Dezvoltate pe la inceputul anilor 80, sistemele de tip EDM (Management Electronic al Documentelor) reprezentau un mod de a gestiona atat documentele pe suport de hartie, dar si fotografiile, printurile, etc. Practic se converteau documentele pe suport de hartie in fisiere electronice, dupa care erau indexate dupa anumite metadate, depozitate intr-un sistem structurat si distribuite in cadrul retelei locale sau prin Internet. Aceste sisteme au ingaduit companiilor sa indexeze faxuri si alte acte, sa salveze copii ale documentelor ca imagini si sa stocheze imaginile in arhiva electronica pentru o mai buna securitate si o regasire rapida.
Ulterior aceste sisteme au evoluat in solutii capabile sa gestioneze orice format de fisier ce poate fi depozitat intr-o retea. Aplicatiile de management al documentelor au inglobat capabilitati de recunoastere optica a caracterelor, control al versiunilor, instrumente de colaborare, securitate si audit.
